[實用] 如何使用 Zoom 來開線上活動

Zoom 這套線上會議軟體,從我一開始使用他到現在,整個的功能與介面都有很大幅度的提升,說實話,如果有線上會議的需求,Zoom 這個服務是一個不錯的選擇,而今天這篇文章來分享一下,Zoom 在建立會議時,可以做到那些事情,在辦線上活動時,又能如何利用這些功能

預約會議

預約會議的功能雖然可以透過桌面應用程式完成,但透過網頁的方式預約會議,能做到更多的事情

  1. 登入 zoom.us 的網站後台並點選【排程會議】

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  2. 填入會議的相關資訊

  3. 如果想要利用 zoom 會議功能辦線上活動的人,會議排程項目中的【註冊】功能,就是一個不錯的功能,先啟動起來,之後可以做到更多的設定

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註冊

確定儲存後,就會帶到會議的細節設定頁面,這裡會針對剛剛勾選【註冊】可以設定的項目

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  1. 註冊選項可以設定的有

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  2. 也可以檢視註冊者有哪些人

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  3. 電子郵件設定的部分可以設定活動聯絡用的 Email 及窗口名稱,也可以客製化郵件內容

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  4. 當然要更專業一點,可以在品牌化的地方上傳 Banner 與 Logo 的圖,而這些圖也會放到電子郵件中

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而活動參加者則可以透過 Zoom 所提供的註冊頁面進行活動註冊

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使用者一旦完成註冊,會收到活動註冊成功的信件,當所註冊的活動有所異動或是取消,註冊者也會收到相關的訊息,十分方便

問卷調查

在安排活動時,可以事先輸入想要詢問活動參加者的問題,做一些問卷調查,這些調查的結果也可以從之後的報告中取得

直播功能

Zoom 的 meeting 也有提供直播功能,除了 zoom 本身的會議功能外,也可以直撥到 Facebook、Facebook workspace、YouTube 或是自定的直播服務

會議中

在會議中,主持人可以做的事情有

  1. 錄影
  2. 控制參加者的麥克風是否靜音
  3. 直播啟動與否
  4. 建立問卷調查
  5. 開啟分組討論 (另外一篇文章分享)
  6. 指定聯合主持人
  7. 分享桌面

參加者可以做

  1. 分享桌面
  2. 使用聊天,不論是公開或是針對某人的私下聊天
  3. 回答問卷等等

報告

開啟註冊功能的另外一個好處是可以在報告的功能中,取得更詳細的資訊,報告的功能是為在 管理員 -> 帳戶管理 -> 報告

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當點選報告功能時,可以看到的報告種類其實還不少,管理者看到的報告資訊是全組織的,假如會議有勾選註冊功能,則可以在這 【會議】的分類下看到報表

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從這個報表中,就可以產出會議(活動)的報名資訊及問卷調查的結果(民意調查報告),如果有需要做後續的追蹤,這一個報告資訊其實還蠻完整的

小結

使用 Zoom 這服務也好幾年了,一開始會使用是因為要辦 Angular 線上讀書會,結果一租就租用到現在。如一開始所說的,只要有在使用而且用起來順手,付費的服務都不是問題,因為獲得的價值早已遠大於付出的價格